Organisasi Proyek Swakarya (Bag. 1)

Pada semua bidang pekerjaan, manajemen memegang peranan cukup penting dalam hal pengaturan pengolahan dan operasi. Sehingga akan dihasilkan output yang sesuai dengan target yang telah ditetapkan. Kata Manajemen sendiri berasal dari bahasa Perancis kuno yaitu “management”, yang memiliki arti "sebagai seni melaksanakan dan mengatur”.

Gambar Ilustrasi Proyek

Menurut Mary Parker Follet, beliau mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Namun Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. 

Nah, pada kesempatan kali ini saya akan berbagi pengalaman dalam hal manajemen organisasi proyek, dimana proyek yang saya kerjakan adalah proyek swakarya atau dibilang tanpa kontraktor utama sehingga proyek dilaksanakan sendiri oleh team owner.

Berikut gambar susunan organisasi proyeknya :

Gambar Susunan Organisasi Proyek

Tugas masing masing pada level bagian :

A. PROJECT KOORDINATOR 

• Melakukan koordinasi kedalam (team proyek, manajemen, dll) dan koordinasi keluar (Pemerintahan, Masyarakata, dll) serta melakukan koordinasi dengan perwakilan Owner. 
• Dibantu Project Manager memonitor rencana kerja operasi proyek, meliputi aspek teknis, waktu, administrasi dan keuangan proyek. 
• Melaksanakan evaluasi dan mengontrol operasional proyek sehingga operasi proyek dapat berjalan sesuai dengan rencana (on track).
• Mengidentifikasi dan menyelesaikan potensi masalah yang akan timbul agar dapat diantisipasi secara dini.
• Mengkomunikasikan laporan proyek dari Project Manager dalam bentuk lisan maupun tulisan ke Owner. 
• Mengendalikan proyek secara keseluruhan untuk mencapai sasaran baik segi kualitas fisik proyek maupun batas waktu yang telah ditetapkan. 

B. PROJECT MANAGER

• Berhubungan dengan kantor pusat dalam hal ini Project Koordinator dan perwakilan Owner.
• Memeriksa semua request Site Manager menyangkut permohonan material dengan meminta penjelasan kepala gudang. Kemudian membuat rekap dibantu sekretariat dan diberikan ke keuangan pusat untuk diproses ke Central Procurement.
• Berkoordinasi dengan semua bagian-bagian dibawahnya yang terkait dan membuat evaluasi seminggu sekali.
• Menandatangani semua berkas/blangko yang berhubungan dengan proyek terutama yang berkaitan dengan pembayaran/keuangan. 
• Memberikan laporan minimal per 2 mingguan kepada perwakilan owner.
• Project Manager bertanggungjawab atas semua pelaksanaan proyek dengan bantuan Site Manager.
• Project Manager mengadakan koordinasi dengan semua tim dibawahnya melalui Sekretariat. 

C. COST AND QUALITY CONTROL(Perwakilan Owner) 

• Melaporkan secara kontinyu progress proyek dan mengkomunikasikan laporan yang telah dibuat oleh Project Manager ke Owner.
• Bersama sama Project Koordinator melakukan koordinasi kedalam team proyek, manajemen, dll) dan koordinasi keluar Pemerintahan, Masyarakata, dll).
• Melakukan pengawasan, memonitor pekerjaan dan memastikan spesifikasi pekerjaan sesuai dengan komposisi dan quality gambar perencanaan.
• Memonitor pengeluaran dana dan memastikan pemakaian budget proyek sehingga tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan.
• Terlibat dalam perencanaan dan mengarahkan kegiatan pengembangan proyek, dan menetapkan standar kualitas dari pekerjaan Struktural, Arsitek, Interior, Infrastruktur&Landscape, Finishing, dan MEP.
• Mengembangkan dan menerapkan prosedur untuk pelaksanaan pekerjaan dan turut merencanakan metode untuk menilai biaya dan pelaksanan pekerjaan.
• Mengarahkan personil managemen proyek yang terlibat dalam perencanaan dan pelaksanaan pekerjaan sehingga kualitas pekerjaan dapat dipertanggung jawabkan.
• Mengevaluasi, melaksanakan dan meningkatkan kualitas pekerjaan Proyek. 

D. DESIGN AND DRAFT(Konsultan Perencana)

• Membuat perencanaan lengkap meliputi gambar Struktur, Arsitek, Finishing, Interior, Infrastruktur&Landscape, MEP, Rencana Kerja dan Syarat (RKS), perhitungan struktur, serta perencanaan anggaran biaya.
• Menyiapkan dokumen untuk proses lelang.
• Membantu dalam pelelangan proyek seperti memberikan penjelasan dalam rapat pemberian pekerjaan, membuat berita acara penjelasan.
• Memberikan usulan,saran dan pertimbangan kepada pemberi tugas owner) tentang pelaksanaan proyek.
• Memberikan jawaban dan penjelasan kepada Project Manager atau kontraktor tentang hal-hal yang kurang jelas dari gambar Perencanaan, Rencana Kerja dan Syarat (RKS).
• Membuat gambar revisi jika ada perubahan.
• Menghadiri rapat koordinasi pengelola proyek.
• Mempelajari petunjuk–petunjuk teknis,Peraturan Perundang-undangan yang berlaku sebagai pedoman kerja.

TO BE CONTINUED

Bookmark and Share it: